Przez jaki czas należy składować różne biurowe dokumenty?

W dowolnej firmie musi panować ład i nie idzie tu o to, że powinno być w każdym miejscu posprzątane. Należy dbać o to, żeby porządek panował również u księgowej i w dziale zamówień oraz we wszystkich wydziałach w spółce.

Istotne jest, aby dokumenty sprawnie obiegały w firmie przez działy, jakich dotyczą.

Dla przykładu księgowość posiada wszystkie faktury. Dział odpowiadający za zamówienia, posiada całą dokumentację dotyczącą zamawianych przedmiotów albo usług. Obieg akt w firmie powinien się odbywać sprawnie. To właśnie przeważnie od tego jest zależna jakość świadczeń proponowanych przez konkretne miejsce pracy. Istotne jest, żeby wszyscy członkowie personelu w firmie przestrzegali pewnych zasad, przykładowo zapisywali dokumenty w jednym docelowym miejscu czy dodawali datę do nazwy dokumentów. Jest to potrzebne, aby zachować prządek w dokumentacji biurowej. Istotne jest także, aby pracownicy tworzyli duplikaty dokumentów - to okaże się niezwykle potrzebne w przypadku zaginięcia.

Żeby nie zajmować miejsca archiwalnymi już dokumentami, warto wiedzieć, przez jaki czas należy przechowywać wszystkie dokumenty. Dokumentację księgową czyli rejestry VAT, dokumenty (http://efematic.pl/) sprzedaży oraz zakupu należy składować przez okres pięciu lat. Dokumentację związaną z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należałoby składować zgodnie z ustawą także przez okres 5 lat od daty ich oddania w postaci dokumentu pisemnego albo elektronicznego. Obowiązek magazynowania dokumentacji kadrowej wynika z regulaminu zatrudnienia.

Jak wynika z jego zawartości, zwierzchnik jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji powiązanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych w uwarunkowaniach nie grożących uszkodzeniem albo zniszczeniem.