Każdy menadżer spółki wie, jak istotny jest porządek w papierach kadrowych czy handlowych

Prowadzenie firmy w naszym kraju nie jest proste. Na szczęście powoli wszystko zmienia się na lepsze, ponieważ zaczyna wprowadzać się na naszym podwórku cyfryzację.

Dawniej było tak, że każda spółka musiała mieć ogromne archiwa, gdzie przechowywała wszystkie papiery.

A doprawdy jest tego masa (umowy, wnioski o urlop, faktury, różne świadectwa zatrudnionych osób itd.) i do dziś liczba tych papierów nie zmniejszyła się. Jednak jest światełko w tunelu, ponieważ dziś możemy wszystkie dokumenty archiwizować w wersji elektronicznej. Całościowe świadczenie usług przechowywania dokumentacji kadrowej może wykonać dla nas jedna firma. Wszystko zeskanują i posegreguje. Dokumentacja będzie poukładana w odpowiednich folderach. Wyszukanie jakiegoś dokumentu będzie niebywale łatwe. Takiego rodzaju archiwum ma jeszcze kilka dodatkowych plusów. Po pierwsze, nie musimy wyszukiwać ogromnych pomieszczeń na przechowywanie dokumentów. Organizacja, której zlecimy to zadanie, będzie je przetrzymywać za nas tak długo, jak wymagają tego przepisy. Po drugie, nie będzie trzeba do archiwum iść (zwykle znajdują się one w piwnicach) i w wielkim kurzu szukać niezbędnego świstka papieru. Prócz tego cyfrowa baza danych pozwala także na tworzenie zestawień oraz tabelek.

Da się na podstawie danych, które są niezbędne i okresu, który wskażemy, wyciągnąć informacje o liczbie zatrudnionych w całości, o osobach na urlopach albo innych zwolnieniach itd. To niezwykle ważne, ponieważ to poniekąd może nam pomóc poznać naszych podwładnych.